So funktioniert die richtige Aktenlagerung

Kaufmännische Akten müssen teilweise bis zu zehn Jahre aufbewahrt werden. Die genaue Aufbewahrungsfrist von Akten ist exakt im Handelsgesetzbuch und der Abgabeordnung geregelt, nach § § § 238, 257, 261 HGB und § 147 AO.

Hauptsächlich betrifft das Akteneinlagern Einzelunternehmen, Personenhandelsgesellschaften und Kapitalgesellschaften. Eine Aufbewahrungsfrist gilt jedoch auch für land- und forstwirtschaftliche Betriebe, sonstige Selbstständige und Gewerbetreibende.

Somit ist vorstellbar, welche Papierberge selbst bei einem kleineren Unternehmen anfallen können – ganz zu schweigen von großen Firmen mit vielen Mitarbeitern. Die Akten müssen gut organisiert gelagert werden, damit im Falle einer Prüfung die richtigen Papiere schnell bei der Hand sind. Hier lohnt es sich durchaus, sich organisatorisch einzuarbeiten, denn sonst gehen schnell Bilanzen, Lohnabrechnungen oder Rechnungen im Gewühl verloren.

Solange sich nur wenige Aktenordner in den Regalen tummeln, mag eine komplexe Akteneinlagerung nicht relevant sein. Doch mit steigenden Umsätzen eines Unternehmens wachsen die Papierberge zwangsläufig an. Wer einmal ein bestimmtes Schriftstück suchen musste und sich durch eine Flut von Ordnern arbeitete, weiß eine funktionierende Ordnung zu schätzen.

Aus diesem Grund ist es absolut sinnvoll und empfehlenswert, von Anfang an auf ein professionelles externes Aktenlager zu setzen, denn dann kann auch bei einem Personalwechsel nichts schiefgehen. Zudem ist so gewährleistet, dass die gesetzliche Aufbewahrungsfrist eingehalten werden kann und der Datenschutzverordnung Genüge getan wird.

Generell kann alles als Aktenlagerraum genutzt werden, von der Besenkammer bis zu Regalen im Arbeitsraum. Allerdings ist es ratsam, die Akten nicht einfach in irgendeine Kammer der Firma abzuschieben, sondern ihnen einen angemessenen Raum zur Verfügung zu stellen. Dieser Raum sollte sicher vor Umwelteinflüssen sein und die Unfallgefahr sollte so weit wie möglich minimiert werden. Ein guter Schutz für die Akten sind unsere abgesicherten Seecontainer.

Es stehen Ihnen hierfür, je nach Größe Ihres Unternehmens, mehrere Tarife zur Verfügung. In unseren Lagertarif L mit 15qm Lagerfläche bekommen Sie bis zu 1700 Ordner unter!

Wir wachsen mit Ihnen, sollten Sie mehr Akten auslagern müssen, können Sie problemlos weitere Container anmieten. Dadurch kann die Aktenlagerung bequem, sauber und vor allem vollkommen korrekt und sicher erfolgen.

• Akten auszulagern, spart Platz in den eigenen Betriebsräumen.
• Die Akten lassen sich vernünftig und unter Beachtung aller gesetzlichen Vorschriften organisieren.
• Nur Befugte haben zu den Akten Zutritt.
• Bei einem Einbruch oder einem Naturereignis in die Betriebsräume sind die wichtigen Schriftstücke nicht betroffen.

Wenn Sie bei elbstorage einen Container zur Akteneinlagerung anmieten, richtet sich der Preis nach der Lagerfläche und somit nach der Menge an Akten. Als Faustregel rechnen Sie mit einer Breite von 8 Zentimetern für einen Aktenordner. Entweder stellen Sie Regale in den Mietcontainer oder Sie nutzen die Sicherheitsbehälter. In beiden Fällen können Sie nun ausrechnen, welche Lagerfläche Sie benötigen.

• Der kleinste Container (Size S) bietet 5 Quadratmeter Platz und kostet für Firmenkunden 76 Euro netto im Monat.
• 7,5 Quadratmeter bietet der nächstgrößere Selfstorage-Container (Size M) und er beläuft sich auf monatliche 99 Euro netto.
• Deutlich mehr Platz bietet der Size L mit 15 Quadratmetern. Dafür bietet er mit 140 Euro netto im Monat ein ausgezeichnetes Preis-Leistungsverhältnis.
• Akten in Hülle und Fülle passen in den Size XL rein. Er verfügt über 30 Quadratmeter und steht Ihnen für monatliche 255 Euro netto zur Verfügung.

Sie sehen, Aktenlagerung ist problemlos so möglich, dass jederzeit das richtige Schriftstück mit einem Griff gefunden und genutzt werden kann. Die Kosten  rechnen sich meist schnell wieder, denn entweder verringert sich die Büromiete oder die Mitarbeiter können sich auf ihr Kerngeschäft konzentrieren – oder beides.